Что такое путевой лист
Путевой лист — это обязательный документ, без которого перевозчику нельзя выходить в рейс. Его оформляют перед каждой поездкой, и он сопровождает водителя на протяжении всего маршрута. В путевом листе указывают показания спидометра, точный маршрут движения, расход топлива и другие данные.
Также этот документ подтверждает, что перед выездом автомобиль прошел технический осмотр, а водитель — медицинское освидетельствование. Для разных видов перевозок (грузовых, пассажирских, специальных) существуют свои формы путевых листов. Но все они нужны для того, чтобы обеспечивать прозрачный учет работы транспорта и водителей.
Кому и зачем нужен путевой лист
Путевой лист обязаны оформлять организации, ИП и самозанятые, которые используют транспорт в коммерческих или служебных целях. Это требование установлено Федеральным законом № 259-ФЗ и Налоговым кодексом РФ. Правило распространяется не только на грузоперевозки, оно действует для всего коммерческого транспорта, даже если он не перевозит пассажиров или грузы.
После рейса путевые листы передают в бухгалтерию для учета и хранения. По закону их нужно хранить пять лет, если за это время была проверка компании. Если проверок не было, документы хранят бессрочно.
Путевой лист позволяет:
- зафиксировать состояние автомобиля перед поездкой;
- внести результаты медосмотров водителя;
- контролировать расход топлива;
- подтверждать законность перевозок;
- рассчитать зарплату водителя.
Виды путевого листа
Путевой лист может быть разных форматов.
- Бумажный. Заполняется шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование карандаша не допускается. При обнаружении ошибок в бумажном путевом листе необходимо оформить новый бланк, так как исправления в этом документе запрещены. Все подписи ставятся исключительно от руки. Документ должен содержать следующие данные: марку и госномер транспортного средства, информацию о водителе, результат медосмотра, маршрут, показания одометра и расход топлива.
- Электронный. Оформляется в бухгалтерской программе, которая позволяет работать с электронными листами. Например, в 1С или Saby (СБИС). Электронный формат фиксирует тот же набор данных, что и бумажный аналог. Данные из электронных путевых листов автоматически передаются в бухгалтерские и налоговые учетные системы. Главные преимущества электронного формата — исключение ошибок ручного ввода и отсутствие необходимости хранения бумажных носителей.
Образцы путевого листа в 2025-м
При оформлении путевого листа важно учитывать тип транспортного средства и характер перевозок. Все записи должны быть сделаны разборчиво, без исправлений, с обязательным указанием даты и времени выполнения рейса. Для разных видов транспорта есть свои особенности заполнения.
Грузовой автомобиль
Путевой лист должен содержать информацию о перевозимом грузе. При перевозке обычных грузов нужно обязательно указать наименование груза, вес, пункты погрузки и разгрузки. Если перевозятся опасные грузы, дополнительно прописываются номер аварийной карточки, код экстренных мер, особые условия транспортировки и допуск водителя к перевозке опасных веществ. Для рефрижераторных перевозок фиксируется температурный режим.
Легковой автомобиль
Если легковой автомобиль используют в коммерческих целях, в путевом листе обязательно указываются марка и госномер автомобиля, данные водителя, точные показания одометра при выезде и возвращении. Особое внимание уделяется фиксации расхода топлива: записываются данные о заправках, остатке топлива в баке и общем пробеге за смену.
Автобус
При оформлении путевого листа автобуса указывают маршрут следования с полным перечнем остановок и точным временем прибытия и отправления. В документе содержатся данные о прохождении водителем предрейсового медосмотра. Перед выездом в листе также отмечается исправность дверей, ступеней, поручней и других систем, важных для безопасности пассажиров.
В случае перевозки детей к стандартным пунктам добавляется список учащихся с указанием сопровождающих лиц, точное время и места посадки/высадки, а также отметка о проведении обязательного инструктажа по безопасности. В междугородних рейсах указывают номер разрешения на перевозку.
Спецтехника (краны, эвакуаторы, строительная техника)
Для спецтехники, помимо данных о ТС, водителе, маршруте, расходе топлива и отметки о медосмотрах, в документе указывают часы работы оборудования и виды выполненных операций. Для техники с крановыми установками дополнительно фиксируют грузоподъемность и характер грузозахватных операций. Международные перевозки требуют указания номеров таможенных документов.
Кто заполняет путевой лист
Заполнение путевого листа обычно лежит на диспетчере или логисте предприятия — он вносит данные маршрута, задание на рейс, время выезда/возвращения и нормы расхода топлива. Водитель проверяет данные, подписывает документ и фиксирует фактические показатели пробега и ГСМ. Медработник (при наличии) отмечает прохождение предрейсового осмотра. Механик при необходимости указывает техническое состояние авто. Бухгалтерия принимает и хранит документы. В небольших организациях все функции может выполнять один человек. Например, руководитель, водитель или назначенный сотрудник.
Срок действия путевого листа
Путевой лист оформляется на каждый рабочий день или на каждую поездку транспортного средства. Документ действует строго в течение одного рабочего дня или смены водителя. В случае междугородних перевозок, когда рейс занимает несколько дней, путевой лист оформляется сразу на весь срок поездки, но не более чем на 30 дней.
Для разных видов транспорта свои правила:
- для такси и легковых авто — ежедневное оформление;
- для грузовиков — на каждый рейс;
- для автобусов — отдельный лист на каждый маршрут;
- для спецтехники — на время выполнения работ.
Путевой лист действителен только в течение одного рейса или рабочей смены. После завершения поездки документ автоматически утрачивает силу, и для следующей необходимо оформить новый путевой лист.
Штраф за отсутствие путевого листа
Отсутствие путевого листа влечет штраф для всех участников процесса. Водителю грозит предупреждение или штраф 500 руб. по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Должностные лица (например, бухгалтер) заплатят 5–10 тыс. руб., а компании или ИП — до 30 тыс. руб.
Также предусмотрены санкции за отдельные нарушения в путевом листе. Так, за отсутствие отметки о медосмотре водителю придется заплатить 3 тыс. руб., должностному лицу — 5 тыс. руб., компании — 30 тыс. руб. Аналогичные штрафы выпишут за пропуск техосмотра перед рейсом.
